In der Praxis schreitet die elektronische Archivierung von Rechnungen zunehmend voran. Für steuerliche Zwecke ist es erforderlich, dass dabei die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Im Falle von optischen Speicherplatten (z.B. CD-Rom, DVD) müssen die mittels Scanner erfassten und urschriftgetreu gespeicherten Rechnungen nicht mehr veränderbar sein. Im Zuge des Umsatzsteuer-Wartungserlasses 2009 wurden die Anforderungen an die urschriftgetreue Speicherung weiter präzisiert und die Rz 1559 UStR ergänzt. Eine urschriftgetreue Speicherung setzt demnach voraus, dass auch beschriebene oder bedruckte Rückseiten der Belege eingescannt werden. Eine farbgetreue Wiedergabe ist dann erforderlich, wenn beim Einscannen in Schwarz-Weiß Informationen oder Zusammenhänge, die nur auf Grund der farblichen Gestaltung erkennbar sind, verloren gehen würden.

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